La nuova concezione di workspace nel New Normal

Il workspace design nel New Normal è destinato a cambiare. Postazioni di lavoro più verdi, più smart e sostenibili. Ma anche molto, molto più digital di prima.

Questo articolo sulla nuova concezione del workspace design nel New Normal lo vogliamo iniziare con una citazione - del Dicembre 2022 - tratta dall’Osservatorio Digital del Politecnico di Milano:

“le sempre minori restrizioni alla mobilità e un graduale allentamento delle misure di contenimento hanno permesso un ritorno a un “nuova normalità”. Il consumatore ritrova alcune delle abitudini e delle esperienze che aveva perduto con l’avvento della pandemia ma allo stesso tempo emerge da questo duro biennio con una mutata e maggiore consapevolezza delle opportunità derivanti dal digitale”

Osservatorio Polimi Digital Content, 19 Dicembre 2022

Il "New Normal" è un termine utilizzato per descrivere le nuove condizioni e modi di vivere che sono emersi a seguito della pandemia di COVID-19. Il "New Normal" include cambiamenti nei comportamenti individuali, nei processi lavorativi, nella vita sociale e nell'economia globale.

Ad esempio, il lavoro a distanza, la riduzione della frequenza dei viaggi e la necessità di misure di sicurezza sanitaria come il distanziamento sociale e l'uso di mascherine sono diventati parte del "New Normal". Ma anche i modelli di consumo, le relazioni interpersonali e la vita culturale sono cambiati in modo significativo.

Il termine "New Normal" è stato introdotto per indicare che questi cambiamenti potrebbero diventare permanenti e che è necessario adattarsi a queste nuove condizioni per sopravvivere e prosperare.

Smarcato il significato della parola affrontiamo il tema dell’articolo.
Ossia come il New Normal impatta sulla nuova concezione del workspace design.

Ci viene in aiuto un altro rapporto, sempre degli Osservatori del Politecnico: “Dallo smart working d'emergenza al New normal: nuove abitudini e nuovi approcci al lavoro”. Rapporto, a dire il vero, non nuovissimo (dato che è dell’estate del 2020) ma utile per capire come, da subito, le imprese avessero intuito che il ritorno alla normalità non sarebbe stato normale ma, appunto, New Normal.

“Una grande impresa su due interverrà sugli spazi fisici al termine dell'emergenza (51%), differenziandoli (29%), ampliandoli (12%) o riducendoli (10%); il 38% non prevede riprogettazioni ma cambierà le modalità d'uso; solo l'11% tornerà a lavorare come prima. Il 36% delle grandi imprese modificherà i progetti di Smart Working in corso e digitalizzerà i processi. Ben il 70% di chi ha un progetto di lavoro agile aumenterà le giornate in cui è possibile lavorare da remoto, passando da un solo giorno alla settimana prima della pandemia a una media di 2,7 giornate a emergenza conclusa. Il 65% coinvolgerà più persone nelle iniziative, il 42% includerà profili prima esclusi, il 17% agirà sull'orario di lavoro”.

Queste previsioni sono peraltro confermate da una ricerca molto più recente, è del 2022, a cura di Microsoft dal titolo “Microsoft New Future of Work, Report 2022” che intende analizzare dal punto di vista dei lavoratori, dei gruppi di lavoro aziendali, delle aziende e dell’intera società, il futuro del lavoro nel panorama “New Normal”.

Vale la pena sottolineare alcuni fenomeni emersi nel corso dell’indagine, in particolare, ai nostri fini, come è destinato a cambiare il workspace design nel New Normal.

• È iniziata l'era del lavoro ibrido: i dipendenti preferiscono il lavoro ibrido al lavoro tradizionale e, dal canto loro, i datori di lavoro si stanno organizzando sempre di più per garantire un futuro lavorativo che vada in questa direzione. Le aziende che non terranno contro di questo cambio di prospettiva potranno perdere di appetibilità nel trovare e ingaggiare i talenti.
• Il lavoro non si svolgerà più in orari e luoghi predefiniti. Il quando e il dove si svolge il lavoro è in continuo mutamento e co-evolve con la tecnologia. Sta insomma tramontando l’era del cartellino da timbrare. E con essa tutto l’ambiente fisico che lo circonda.
• Si è assistita ad una esplosione di brevetti in area Realtà Aumentata e Realtà Virtuale in ambito lavorativo. Ovvero stanno nascendo applicazioni e sistemi basati su AR e VR volti a migliorare la produttività (anche a distanza) dei lavoratori.
• La definizione di produttività si sta modificando ulteriormente: le aziende e i dipendenti insistono sempre più nell’adottare pratiche che favoriscano l’equilibrio tra lavoro e vita privata, aumentino l’inclusività e creino benessere anche sul posto di lavoro. Anche destinando spazi aziendali ad attività non tipicamente lavorative: sale relax, sale giochi, palestre, etc…
• Sta già cambiando il modo in cui le singole persone utilizzano lo spazio fisico dell’ufficio. Non è raro, ad esempio, vedere sempre più persone portare in ufficio il proprio cane. Piuttosto che fruire delle attrezzature d’ufficio per scopi personali. D’altronde diventando sempre più labile il confine tra tempo privato e tempo aziendale, tra orario di lavoro e orario di non lavoro, diventa labile anche lo spazio che questi nuovi tempi vanno ad occupare.

A questo proposito il rapporto Microsoft spiega come le tecnologie digitali stiano già dando forma agli spazi dell'era del lavoro ibrido. In breve, il rapporto sostiene che ci sono due modi in cui le tecnologie digitali e lo spazio possono interagire:

1. La tecnologia digitale può sostituire lo spazio
2. La tecnologia digitale può aiutare le persone a integrare lo spazio

Il primo punto è di facile attuazione. E peraltro sta già avvenendo. Basta pensare al numero di riunioni che si sono spostate da spazi fisici a spazi virtuali quali Skype, Teams, Zoom, etc… 

Il secondo invece richiederà un po’ più di tempo. Tempo che servirà alle persone per capire fino a che punto esse potranno modificare lo spazio fisico di un ufficio per personalizzarlo secondo le proprie esigenze.

Tuttavia, alcune tendenze in atto fanno immaginare che il workspace design nel New Normal sarà caratterizzato da:

• Tecnologie di collaborazione a distanza: già si stanno utilizzando tecnologie avanzate, come videoconferenze, chat e software di gestione di progetto, per supportare la collaborazione a distanza e mantenere la produttività. Gli spazi di lavoro dovranno tenere conto che la scrivania non è più solo una scrivania ma è anche, ad esempio, un’estensione della sala riunioni.

• Ambienti di lavoro ergonomici: i nuovi progetti di uffici mirano a garantire che i lavoratori possano lavorare in modo confortevole, indipendentemente dalla posizione gerarchica in cui si trovano. Migliorare la produttività passa anche dalla consapevolezza che il benessere dei propri dipendenti sia importante.

• Sicurezza e privacy dei dati: si stanno adottando soluzioni per garantire la sicurezza e la privacy dei dati aziendali, anche quando i lavoratori lavorano da remoto. Se la discrezione di una sala riunioni era spesso garantita, ora sostituendo la sala riunioni con uno schermo si cercherà di progettare gli schermi (o la disposizione delle scrivanie) in modo che ciò che appare a video sia riservato al solo interlocutore e non ai suoi colleghi.

• Benessere dei lavoratori: i nuovi workspace design sono progettati sulla salute e sul benessere dei lavoratori, creando ambienti che promuovano un equilibrio tra lavoro e vita privata.

• Personalizzazione: si stanno sviluppando soluzioni di design per integrare le preferenze dei lavoratori e le esigenze aziendali, creando ambienti di lavoro personalizzati per ogni individuo.

• Sostenibilità: si sta valutando l'impatto ambientale del workspace design per rendere gli uffici sempre più sostenibili, ad esempio con l'utilizzo di materiali riciclati, spostando alcuni ambienti in funzione delle caratteristiche dell’edificio e utilizzando fonti di energia rinnovabile.

In sintesi, se fino a qualche anno fa il design del workspace doveva rispondere prevalentemente alle esigenze delle aziende, nell'era del lavoro ibrido questo cerca di rispondere anche alle esigenze dei lavoratori, creando ambienti di lavoro flessibili, produttivi e sostenibili.

Forniamo tecnologie e soluzioni di workspace design per aziende per creare ambienti efficienti e stimolanti che aumentano la soddisfazione dei collaboratori e la loro produttività per generare un essenziale vantaggio competitivo e attirare nuovi talenti.